8. sep 2022 | Af: Morten Andersen

Automatisering er nogle gange er den eneste måde at løse de systemproblemer i oplever og som vi tidligere har beskrevet i part 1-4 af denne blog serie dvs. delvist at fjerne mennesker fra opgaven.

Helt specifikt, hvis delprocessen består i at bevæge sig frem og tilbage mellem flere applikationer for at hente eller klippe data og derefter indtaste eller indsætte de samme data i en anden kerneapplikation, forårsager dette mange fejl, og derfor anbefales det at implementere en grad af integration og automation i en sådan proces.

I proces optimering forums bliver denne manuelle tilgang nogle gange beskrevet som “swivel chair integration”, mange vil nok blot kalde det gentagende kedeligt arbejde.

Naturligvis skal applikationsintegration og -automatisering afbalanceres mod omkostningerne ved implementering, og dette skal give mening for processen. Der er flere metoder til at opnå en optimal integration, som vi ikke vil gå i detaljer med her, men grundlæggende kan integration finde sted på et dataniveau, på et applikationsgrænsefladeniveau (API) og på et skærm- eller bruger interface-niveau. Sidstnævnte bruges af ” screen scraping” værktøjer og Robotic Process Automation-systemer. Automatiseringssoftware bruger typisk de samme elementer til at opnå integration eller forbindelser.

Set fra et forretningsperspektiv er giver en sådan optimering og automatisering ”hårde” gevinster og let målbare besparelser som f.eks. øget produktivitet hos brugere og reduktion af fejl. Mens “blødere” fordele omfatter elementer som øget balance mellem arbejde og privatliv, moral og motivation. Disse sidstnævnte punkter er kritiske og ligger i kernen af medarbejderoplevelsen og i sidste ende også kundeoplevelse. De fleste organisationer ser dog på automatisering for at reducere behandlingstider for standardiserede processer ved f.eks. at trimme 10 sekunder af delprocesser der tager sekunder eller minutter for hver forekomst.

Produktiviteten stiger af tre årsager:

1. Medarbejdere vil udføre flere processer pr. time eller pr. dag
2. Automatisering reducerer fejl og dermed den tilhørende tidsforbrug på rettelser.
3. Automatisering giver mulighed for præcis rapportering, der strømliner arbejdsflowet og forbedrer processerne.

Automatisering i forbindelse med digital transformation beskrives normalt som Business Process Automation eller forkortet BPA. Dette er et enormt emne, der omfatter Workflow, Business Process Management og RPA samt Process Discovery og Process Intelligence. En interessant kendsgerning er, at digitale adoptionsplatforme som Apty’s inkluderer funktioner, der leverer fordelene ved automatisering uden den store omkostning eller risiko der kan være forbundet med nogle af de førnævnte løsninger.

For eksempel kan Aptys “autopilot” autofylde felter på en webapplikation med standarddata, baseret på en eller flere betingelser der er opfyldt, og det vil og dermed spare brugeren for f.eks. ti sekunder i processen. For det andet gør Aptys “Automate”-funktion det muligt for virksomheden at erstatte en opgave, der involverer flere felter og webskærme, med en simpel chat-bot-grænseflade. Dette enkle skift fra en moderat kompleks applikationssti til en enkel, intuitiv chat-bot-grænseflade kan transformere den måde, som nogle brugere interagerer med et system på – det kan derved reducere behovet for kompleks træning og vil eliminere spildtid samt reducere brugerfejl.

Hvordan hjælper DAP så med integration og automatisering inden for Supply Chain Management?

Supply Chain-systemer skal typisk have en grænseflade med flere datakilder, og nogle af disse data er kun tilgængelige via portaler eller applikationer. Desuden er API’er ofte tilvejebragt for at fremme end-to-end proces kontinuitet, dvs. undgå behovet for brugere skal bygge bro over ”systemhuller” ved at genindtaste data i et andet system. Dette er ofte beskrevet i processen som “opdatering” af et andet system, men virkeligheden er at brugeren replikere data i et andet system – denne manuelle replikering er et af knudepunkterne for dårlig procesydelse, produktivitet og kilde til fejl.

Hvis I gerne vil vide mere om, hvordan vores team hos Scansolutions kan hjælpe med at forbedre jeres supply chain proces er i meget velkomne til at kontakte os.