25. aug 2022 | Af: Morten Andersen

Nemmere sagt end gjort? Faktisk viser vores erfaring med hundredvis af installationer, at dette er en af ​​de nemmeste ting at implementere med den største gevinst. Igen er der to faktorer:

1. Tilfælde hvor brugere er uvidende om behovet for et specifikt format eller datakonvention og bruger deres initiativ til at indtaste det de mener, der er det korrekte format eller indhold. Dette sker typisk, når nye medarbejdere kommer til virksomheden og ikke er introduceret godt nok til opgaven.
2. Tilfælde hvor brugere kender den korrekte måde at indtaste oplysninger på, men blot laver “tatstefejl” eller, mere sandsynligt, “fejlindsætter” de forkerte data i feltet. Dårligt implementerede eller ikke eksisterende datakontrol rutiner i hovedsystemet opfanger ikke dette og tillader, at data gemmes forkert.

Virkningen af ​​dette afhænger af det pågældende datafelt. For eksempel kan det forkerte omkostningssted afspejle sig i, at virksomhedens økonomiske resultater er forkerte, og dette kan blive observeret under en revision. Eller at den forkerte rabat anvendes på en kundeordre, hvilket betyder, at virksomheden mister omsætning og fortjeneste. Endeligt kan en forkert betegnelse for en produktkode eller salgs lead resultere i forkerte data i rapportering, hvilket yderligere påvirker tilliden til systemet.

Dårlige og fejlagtige data kan være meget dyre at rette, og omkostningerne ved berigtigelse, stiger jo længere nede i den overordnede forretningsproces de findes – derfor er det afgørende at sikre, at data indtastes korrekt første gang og hver gang. Det er ikke så underligt, at vigtigheden af ​​dette tit understreges under kvalitetsrevisioner.

En relativt enkel og billig løsning til browserbaserede applikationer og portaler er at implementere en digital adoptionsplatform som f.eks. Apty. Avancerede løsninger som Apty inkluderer evnen til at tilknytte hjælp og vejledning som et ”overlay” oven supply-chain management applikationerne.

Det afgørende er, at Aptys løsning også kan implementere datafelt kontrolrutiner, og deres “autopilot”-funktion kan autofuldføre data. Det er vigtigt at bemærke, at implementering som et ”overlay” til en applikation ikke kræver integration med selve forretningsapplikationen, og dette sikrer større dataintegritet og er fuldt understøttet af alle kendte browsere.

Dette er særligt relevant for supply chains på grund af antallet af punkter i processen, hvor information hentes og indtastes, samt den typiske tidskritiske karakter af opgaven. Når et team er oppe mod uret for at overholde deadlines, kan antallet af fejl stige. Den eneste måde at afbøde denne situation på, er at sikre systemerne er konfigureret til at forhindre, at fejlagtige data kommer ind i processen. Det er generelt bedre at f.eks. en forsendelse er forsinket, end at blive afsendt forkert og blive tilbageholdt på en lokalitet uden for jeres kontrol og råderet – dette kan nemt ske, hvis fragt oplysningerne indtastes forkert.

En anden metode til at løse problemer i processen er at re-designe eller om konfigurere processen. Det første punkt er at indsamle bruger oplysninger og statistik korrekt, så eventuelle flaskehalse eller vanskeligheder kan vurderes. Dette er nemt at få på plads med en digital adoptionsplatform – Apty inkluderer omfattende muligheder for at registrere samt analysere detaljeret bruger data, relateret til flere applikationer og for hundredvis af brugere. Detaljeniveauet fra disse indsamlede data, betyder at du kan være sikker på, at du kan få påvist virkeligheden af ​​de evt. kritiske oplevelser brugerne har af applikationsflowet.

Når først proces flowet og evt. problemstillinger er forstået, kan der tages skridt til at løse flaskehalse og efterfølgende måle forbedringerne nøjagtigt.

Hvis I gerne vil vide mere om, hvordan teamet hos Scansolutions kan hjælpe med at forbedre din interne supply chain proces eller rette situationer, hvor dårlige data kommer ind i processer, er I velkomne til at kontakte os.

Vi håber, du har fundet noget værdi i disse blogindlæg, og hvis det er tilfældet, så hold øje med del 5 i denne serie.