6 trin til at skabe en digital arbejdsstyrke med RPA

18. august 2020 | Af: Morten Andersen

6 trin til at skabe en digital arbejdsstyrke (arbejdskraft) med RPA.

En Digital arbejdsstyrke med Robot Process Automation (RPA) udgør et vigtigt led i den digitale transformation. Alene eller koblet med avanceret dokument og databehandling giver det mulighed for intelligent automatisering, hvor kun undtagelser behandles manuelt.

Her er 6 trin til at komme igang:

1. Identificer hvilke manuelle opgaver der skal automatiseres
2. Udvælg den rigtige leverandør til at skabe og levere en digital arbejdsstyrke med RPA
3. Skab opbakning i ledelsen og IT til at skabe og få en digital arbejdsstyrke med RPA
4. Design og udvikl det første pilotprojekt
5. Fortæl om succesen
6. Læg en plan for hvordan en digital arbejdsstyrke med RPA rulles ud på tværs af jeres organisation

Trin 1 – Identificer hvilke manuelle opgaver der skal automatiseres

Hvordan finder I frem til de opgaver, der ønskes automatiseret?

En vej at gå er at kigge på tilknyttede processer til kernesystemer, som ofte ikke er blevet automatiseret. Typisk omfatter det manuel indtastning af input til systemer for at gøre dem klar til at sagsbehandlerne kan begynde at behandle informationerne. Eksempelvis skadesanmeldelser, rapporter, registrering af kundekontakter, afstemninger etc.

Andre områder der med fordel kunne undersøges omfatter:

• Områder som underperformer eksempelvis indenfor kundeservice eller andre områder i virksomhedens værdikæde.
• Områder hvor stive systemer skaber flaskehalse. Det kan eksempelvis være et mix af gamle og nye systemer, overlappende eller dublette systemer (ERP, CRM og andre systemer) som er kommet ind via opkøb af virksomheder.
• Forretningsprocesser som ikke kan udbygges, uden at I skal ansætte flere mennesker.
• Manuelle processer med lave kvalifikationskrav som fjerner fokus fra strategisk vigtige projekter med store faglige krav til de ansatte.
• Indsamling af data til fremstilling af rapporter.
• Manuel indtastning af data i systemer hvor der kan opstå menneskelige fejl.
• Områder som du overvejer at outsource men ønsker at beholde in-house.

Ved at identificere områder, som kræver menneskelig handling, kan I afgøre, hvor automatisering kan bidrage til at strømline jeres workflows og øge produktiviteten dramatisk i virksomheden.

Trin 2 – Udvælg den rigtige leverandør til at skabe og levere en digital arbejdsstyrke med RPA

Der er mange løsninger på markedet i dag til at skabe en digital arbejdsstyrke med RPA, men hvordan finder I den rigtige, den som passer til de behov, som jeres virksomhed har?

Der er fra de mest simple til de mest avancerede løsninger, fra lokale til globale RPA-løsninger som sælges verden over.  Men hvem skal I vælge mellem? Hvem vil I invitere med til eksempelvis et udbud om at skabe og levere en digital arbejdsstyrke med RPA til jer?

Hvilke kriterier skal I bruge for at finde den rigtige leverandør til at skabe og levere en digital arbejdsstyrke med RPA

Følgende kriterier er vigtige for at kunne finde den løsning, som passer til jeres behov:

• Skalerbarhed
• Hastighed
• Pålidelighed | driftsikkerhed
• Simpelhed
• Smart | Intelligens
• Fleksibel
• Enterprise-sikkerhed
• Enterprise funktionalitet
• Udvidelsesmuligheder

Her finder I et link, der hjælper jer til at stille de rigtige spørgsmål til at vælge den rigtige løsning for jer.

Læs mere her: https://www.kofax.com/-/media/Files/White-Papers/EN/wp_guide-to-choosing-robotic-process-automation-solution_en.pdf.

Trin 3 – Skab opbakning i ledelsen og IT til at skabe og få en digital arbejdsstyrke med RPA

For at få opbakning til at skabe en digital arbejdsstyrke med RPA i en organisation er det afgørende at få opbakning fra ledelse og IT og forstå de respektive funktioners roller og  bekymringer.

For ledelsen handler det om at øge konkurrenceevnen og profitabiliteten. Virkemidlerne er flere, men det handler typisk om at blive mere produktiv, at nedbringe omkostningerne, få færre fejl og opnå hurtigere procesafvikling – så kunderne kan blive hurtigere betjent og få deres bestilling eksekveret og leveret med de lavest mulige omkostninger og bedst mulige kvalitet.

IT er optaget af at kunne håndtere de mange ønsker og projekter, som de modtager fra forretningen, samtidigt med at de skal kunne levere stabil drift med fornøden sikkerhed. Det handler primært om agile og mere fleksible værktøjer til at kunne levere hurtigere til forretningen – foruden at reducere antallet af supportsager.

Mål som bedst skabes med opbygning af et center of excellence (CoE) for at skabe et funktionelt og teknisk miljø, som kan styre udrulningen af RPA.

Vil I lære mere og få nogle gode tips til, hvordan I kan sikre opbakningen, så læs her:

https://www.kofax.com/-/media/Files/E-books/EN/eb_making-the-case-for-rpa_en.pdf

Trin 4 – Start småt og få en god start

Al erfaring viser, at det er vigtigt at starte småt og få succes med mindre pilotprojekter udført af et mindre dedikeret team, som man så kan profitere af i den videre udrulning af digital arbejdskraft med RPA i organisationen.

Anbefalingen er derfor at starte i et område, som er godt forstået, og der er en tro på, at der kan bygges en solid business case op omkring. Herunder at inddrage IT i arbejdet som har den fornødne viden om virksomhedens tekniske systemer og indgangene til disse foruden de almindelige medarbejdere.

Det anbefales tillige, at testen foretages af de almindelige yngre brugere. Med udgangspunkt i at de forventes at være mere positive overfor at arbejde sammen med de nye digitale kollegaer (RPA-løsningen).

Trin 5 – Glem ikke at fortælle om succesen

For at skabe interesse for at skabe en digital arbejdsstyrke med RPA og implementere det i flere forretningsområder på tværs af virksomheden er det vigtigt, at projektets resultater og succes kommunikeres bredt ud.

https://www.youtube.com/watch?v=sxlWSoI0EoY&t=8s

Herunder er det vigtigt at være opmærksom på at indførsel af en digital arbejdsstyrke med RPA kan give bekymringer hos mange medarbejdere for at de bliver automatiseret ud. Det er derfor vigtigt, at denne frygt bliver håndteret.

Realiteten er, at i mange tilfælde skabes der nye job og funktioner, og at medarbejderne oplever det spændende at deltage i udviklingen. Det er også vores erfaring fra Købstædernes Forsikring, som I kan se i disse korte videoer:

https://youtu.be/vpvVp8wo4WU
https://youtu.be/vpvVp8wo4WU

Trin 6 – Læg en plan for hvordan der skabes og rulles en digital arbejdsstyrke med RPA ud på tværs af jeres organisation

Med et succesrigt pilotprojekt med stor virkning bag jer er det tid til at skabe og rulle en digital arbejdsstyrke med RPA ud på tværs af virksomhedens forretningsområder med afsæt i en plan for udrulning.

Læs meget mere her:

• https://www.kofax.com/Learn/eBooks/eb-6-step-starter-kit-to-implementing-RPA-en-us
• https://enterprisersproject.com/article/2020/3/rpa-robotic-process-automation-5-truths

Har I læst så langt, så står I og jeres virksomhed formodentlig midt i overvejelser om at få automatiseret en flere af jeres forretningsprocesser. Har I behov for sparring i denne proces, er I meget velkommen til at kontakte undertegnede på telefon 7020 8172, eller udfylde formularen – vi er til for det samme!

De bedste hilsner
Morten Andersen