Nem elektronisk fakturering af private og offentlige virksomheder med Kofax Invoice Portal

Reglerne for elektronisk fakturering – kort fortalt

Pr 1. juli 2022 trådte den nye bogføringslov i kraft. Denne indeholder nye krav til elektronisk arkivering, som dog for brugerne af et bogføringssystem først er gældende tidligst fra januar 2024. Der stilles krav om, at alle virksomheder fremtidigt skal benytte et digitalt bogføringssystem, så bogføring fremover kan foregå automatisk og under større sikkerhed for korrekt bogføring.

Fakturaer skal sendes til EAN-nummer

Foruden at I skal kunne sende digitale fakturaer, bør I naturligvis også være i stand til at modtage fakturaer digitalt fra andre virksomheder og offentlige instanser. Derfor skal jeres virksomhed registreres med et EAN-nummer, som er 13-cifret globalt identifikationsnummer. Når en faktura sendes til et EAN-nummer, sendes den i et mere sikkert, standardiseret format.

Fakturaer skal sendes som OIOUBL-format

OIOUBL står for offentlig information online (OIO) og Universal Business Language (UBL). Det er et fakturaformat, som man pr lovkrav har skulle fakturere det offentlige i siden december 2011. Når de nye regler for elektronisk arkivering træder i kraft, er det optimalt at overgå til OIOUBL, da det er det fremtidige korrekte format for e-faktura.

Jeres nye bogholdningssystem skal derfor kunne konvertere jeres fakturaer til OIOUBL og automatisk sende dem videre via NemHandelsregisteret, som efterfølgende videreekspederer fakturaen til kunden. Derfor skal I som virksomhed også registreres i NemHandelsregisteret.

Bliv klar til ny bogføringslov om digital bogføring

Det tager tid at omstille sig til et nyt bogføringssystem. Derfor anbefales alle virksomheder at skifte system, så hele organisationen har mulighed for at omstille sig til den nye automatiserede måde at sende og modtage faktura på. Det kan for nogle medarbejdere desuden virke overvældende, at dele af deres arbejdsopgaver nu skal udføres automatisk.

Hos ScanSolutions gør vi derfor meget ud af at klæde de ansatte på til at anskue Kofax Invoice Portal som et hjælpende værktøj fremfor et konkurrerende software. Vi er af den overbevisning, at automatiserings-software ikke skal erstatte menneskelige ressourcer, men spille ressourcerne stærkere andetsteds i virksomheden, hvor deres kompetencer er endnu mere værdifulde.

Vil I vide mere om, hvordan vi med Kofax Invoice Portal kan hjælpe jer med at blive klar til fremtiden? Så kontakt os i dag og book eventuel en demo, hvor I kan se systemet an.

Sådan fungerer elektronisk fakturering

Ved elektronisk fakturering, også kaldet e-fakturering eller e-invoicing, sendes faktura i et standardiseret, struktureret, og krypteret format. Fremover vil formatet være OIOUBL, som det offentlige har benyttet siden 2011.

Når I fremover sender en faktura afsted, bliver den automatisk konverteret til OIOUBL-format. Herefter sendes fakturaen automatisk til NemHandelsregisteret, som står for at sende den elektroniske faktura videre til jeres kunde. Videresendelsen sker via EAN/GLN-nummer. Et EAN/GLN-nummer kan altså betragtes som en unik, elektronisk postkasse, der er bedre sikret mod fakturasvindel.

Kofax Invoice Portal er gratis for eksisterende kunder af Kofax Readsoft Invoice og Kofax AP Essentials

Skal vi hjælpe jer med at blive klar til de nye regler om e-fakturering? Og er I interesseret i at høre mere om Kofax Invoice Portal, som samler alle jeres systemer i ét stykke software? Så tag kontakt til os i dag. Her har I også mulighed for at booke en demo, hvor I får en bredere indsigt i værktøjets kunnen.

Er I allerede brugere af vores software, Scan Invoice, så er det gratis for jer at benytte Kofax Invoice Portal. Lyder det interessant for jer, så tag fat I os i dag, så vi sammen kan få Kofax Portal Invoice implementeret i jeres hverdag.