Heimstaden Automatiserede Håndtering Af Digital Post

1. juni 2023 | Af: Morten Andersen

Introduktion til projektet

Heimstaden er et af Europas førende boligejendomsselskaber med cirka 160.000 lejeboliger i 10 forskellige lande. Alene i Danmark administrerer virksomheden rigtig mange boligområder. Et boligområde er som regel oprettet som et underselskab, og har derfor en række digitale postkasser tilknyttet – eksempelvis e-Boks og Virk. Alt digital post blev førhen håndteret manuelt.

I sommeren 2022 manglede Heimstaden Danmark ressourcer til at kunne udføre dette arbejde indenfor den tidsramme, der er optimal. De stod derfor med valget om at ansætte flere medarbejdere eller at finde en måde hvorpå, der kunne frigives tid hos deres nuværende ansatte. Sidstnævnte løsning blev sat i værk i samarbejde med ScanSolutions.

Kundens udfordring

Hvert boligområde som Heimstaden administrerer, er sit eget underlæggende selskab. Til hvert selskab hører der et sæt digitale postkasser. Her lander vigtigt, højtprioriteret post fra eksempelvis SKAT, Erhvervsstyrelsen og samarbejdspartnere.

Det er en nødvendighed at denne type post bliver behandlet hurtigt og korrekt. Heimstaden håndterede alle digitale postkasser manuelt, indtil de i 2022 nåede til et punkt, hvor der enten skulle ansættes flere manuelle hænder eller findes en anden løsning.

Løsningen

Heimstaden valgte at satse på automatisering, og fandt i den forbindelse frem til ScanSolutions. Løsningen blev produktet ScanMail, som netop er skræddersyet til at automatisere rutinearbejdet omkring håndtering af digital post. Med ScanMail bliver virksomhedens mange digitale postkasser gennemgået og post bliver læst, sorteret og sendt til rette medarbejder.

Michael Meldgaard, Head of IT hos Heimstaden, fortæller, at onboarding processen gled let. Virksomheden fik en implementeringskonsulent fra ScanSolutions tilknyttet, som sørgede for at bygge automatiseringsprocesserne op ud fra koncernens udtrykte behov.

Implementeringskonsulenten stod også for at oplære de berørte medarbejdere I de nye systemer. Responsen fra medarbejderne har ifølge Michael Melgaard været god. De har været glade for at få automatiseret håndteringen af digital post, da de op til denne løsning havde manglet arbejdstimer i døgnet.

Om produktet

Ønsker I hjælp til håndtering af jeres digitale postkasser? Med ScanMail kan I automatisere præcis de dele af processen, som I ønsker. ScanMail er bygget på Kofax’ anerkendte teknologier, som gør det muligt automatisk at åbne, aflæse, sortere og distribuere digitalt post. Overførsel foregår krypteret via HTTPS med virksomhedscertifikat, så sikkerheden er i top.

Med automatisering kan I let spare faste led i jeres nuværende arbejdsprocesser væk. Det frigiver tid hos jeres medarbejdere, som dermed aflastes eller får tid til virksomhedens andre vigtige kerneopgaver. Vil I vide, hvordan vi kan hjælpe jer? Så kontakt os hos ScanSolutions i dag og hør mere.