Danske Shoppingcentre automatiserede ejendomsadministration og økonomistyring på blot tre måneder – læs her hvordan

15. marts 2023 | Af: Morten Andersen

Introduktion til projektet

Danske Shoppingcentre (DSC) ejer og drifter 17 storcentre rundt om i Danmark. I 2020 besluttede koncernen at trække de kommercielle opgaver samt driftsopgaver in-house. Det førte til ekstrem vækst i virksomheden, som gik fra 9 til omkring 300 ansatte. I sommeren 2022 besluttede selskabet yderligere at hjemtage flere opgaver – denne gang indenfor finans og ejendomsadministration.

Der var derfor brug for løsninger, som kunne strømline de nye interne processer. Automatisering var på forhånd besluttet som en del af løsningen. Dog var det også vigtigt for DSC at finde en partner, som havde forståelse for, at organisationen ønskede en rolig men kontinuerlig overgang til automatisering.

Udfordringen

I sommeren 2022 besluttede DSC sig for at hjemtage en række opgaver inden for finans og ejendomsadministration. Indtil da havde disse været outsourcet til eksterne partnere. Beslutningen blev truffet i kølvandet på en toårig vellykket proces med insourcing af essentielle opgaver forbundet til driften af virksomhedens 17 storcentre.

Organisationens forhenværende eksterne partnere brugte et administrations-/ERP-system kaldet Unik, hvilket Danske Shoppingcentre ønskede at fortsætte med. Selskabet havde dog et begrænset kendskab til systemet. Der lå derfor en kæmpe opgave i at finde ud af, hvordan Unik nu kunne bruges internt og med bedst muligt udbytte.

Der følger et hav af fakturaer med i driften af så mange storcentre. Disse skal alle læses, behandles og sorteres korrekt, inden de lægges ind i Unik. For Danske Shoppingcentre var det derfor også en nødvendighed at finde systemer, der kunne understøtte Unik – herunder systemer til automatisering af vigtige finans- og administrationsprocesser.

Organisationen var i løbet af de to foregående år vokset fra 9 til omkring 300 medarbejdere. De løsninger der skulle findes, skulle ikke bare løse opgaverne, men også sørge for at arbejdet kunne udføres strømlinet mellem de nu mange medarbejdere.

Løsningen

Danske Shoppingcentre besluttede sig for at undersøge mulighederne for automatisering. Her er Kofax’ teknologier til samme formål de førende på markedet. Kofax sendte i december 2022 organisationen videre til ScanSolutions, hvis produkter er bygget på de efterspurgte teknologier.

I dag benytter DSC produkterne ScanInvoice og Kofax Invoice Portal. Sådan sikrer organisationen, at både ind- og udgående fakturaer håndteres strømlinet. Teknologien bag sørger blandt andet for, at alle oplysninger på fakturaer dobbelttjekkes og sendes til det rigtige center på korrekt vis.

Grundet de mange ændringer I organisationen hen over de sidste par år, havde Danske Shoppingcentre brug for at holde fast I det manuelle arbejde, men langsomt automatisere flere og flere processer. Tre måneder efter opstart føler organisationen sig dog klar til at gå i gang med at automatisere de sidste processer.

Martin Bremer Jensen fortæller, at ScanSolutions har holdt organisationen i hånden hele vejen, og krediterer den gode kommunikation for at kunne slippe de manuelle tøjler så hurtigt.

Om produktet

Kunne I også bruge hjælp til en digital fakturaløsning? Minimér fejlrisikoen, og spar både tid og penge ved automatisering af de processer der hører til P2P (purchase to pay). Hvor meget eller lidt i automatiserer er 100 % op til jer.

Nogle ønsker at automatisere så meget som muligt med det samme, mens andre, ligesom Danske Shoppingcentre, har behov for at opskalere automatiseringen i et passende tempo. Kontakt os i dag, så vi kan rådgive jer i, hvordan den bedste løsning til jeres organisation ser ud.