Automatiseret håndtering af digitale postkasser I praksis
For hvert CVR-nummer oprettes der automatisk en tilknyttet digital postkasse. Det resulterer i, at mange ejendomsadministratorer har +100 digitale postkasser at skulle administrere. Vores kunder i ejendomsadministration håndterer digitalt post for op til 1.600 selskaber. Det gør de nu automatiseret med ScanMail.
Som bekendt er det i digitale postkasser, at vi modtager de mest følsomme og akutte meddelelser i forbindelse med virksomhedsdrift. Herunder hører opkrævninger fra ATP og forsikringsselskaber, samt vigtige oplysninger om SKAT. Det kan derfor blive dyrt, hvis digital post i ejendomsadministrationen ikke håndteres korrekt og til tiden.
Sådan gør vi
Når I gør brug af ScanMail, fungerer det således, at vi opsætter et stykke software, som kører sikkert bag ejendomsadministrationens egen Firewall. Softwaren klassificerer og filtrerer posten ud fra udvalgt nøgledata. Herefter sendes posten ud til den relevante medarbejder eller afdeling.
Sammen med jer i virksomheden bygges et sorteringsregelsæt, som knytter en type post til den relevante medarbejdere. I har altid adgang til dette regelsæt, som løbende kan tilrettes og udbygges. Sorteringsregelsættet er den nøgledata, som posten automatisk sorteres efter.
Sikker proces
Den digitale post sendes via jeres egen web-server, hvor virksomhedscertifikat fremgår grundet krypteret overførsel. Derfor behøver medarbejderen, som posten lander hos, ikke at benytte NemID eller anden medarbejdersignatur for at kunne tilgå mailen. Informationssikkerheden er derfor i top, og den automatiske proces fungerer efter de EU-gældende GDPR-retningslinjer, som er bestemt af Databeskyttelsesforordningen.
Hav altid det fulde overblik
Automatiserede processer kan virke ugennemsigtige. Det er de naturligvis ikke. I har altid det forkromede overblik over, hvordan jeres digitale postkasser håndteres, og hvem der modtager en bestemt type post. Det har I via et Monitor Website, hvor I har adgang til at trække statistikker, søge i historikken og retter regler og filtreringer til.
”Vi sparer lige nu 2.800+ mandetimer om måneden med Scan Robotics – og tallet er stigende. En af de mange solide resultater vi har fået ud af vores gode samarbejde med ScanSolutions.”
Værdien ved automatisering af Digital Post flow
Minimer risikoen for menneskelige fejl
I ejendomsadministrationsbranchen har I et væld af manuelle, administrative opgaver, som gør risikoen for uheldige, men dog menneskelige, proces-fejl til en del af hverdagen. Nogle processer kan automatiseres med succes — herunder håndtering af digitale postkasser.
Når jeres digitale post håndteres automatisk via teknologi som Machine Learning, kan jeres medarbejdere i stedet bruge tid på de af virksomhedens kerneområder, som kræver større menneskelig tilstedeværelse.
Med ScanMail minimerer I desuden risikoen for at følsom post på uheldig vis ender op hos den forkerte medarbejder. Ligeledes er der større sandsynlighed for, at I får overholdt alle vigtige deadlines, som der oplyses om via jeres digitale postkasser.
Spar et årsværk væk med ScanMail
Det er naturligvis forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvor stor en tidsluger manuel håndtering af digitale postkasser er. For en virksomhed med 150-200 selskaber og dertilhørende digital post, er vores oplevelse, at medarbejderne bruger 10-15 minutter om ugen per postkasse. Når processen bliver automatiseret, vil virksomheden dermed sparer manuelle arbejdstimer svarende til et årsværk. Det er en besparing som positivt vil vise sig på jeres effektivitesniveau såvel som på bundlinjen.
Strømlign arbejdsprocesser
Hvis en ansvarlig medarbejder går på ferie, barsel eller på anden vis bliver utilgængelig, vil automatisering af jeres ejendomsadministrative processer hjælpe jer med at opretholde et struktureret arbejdsflow. Softwaren vil arbejde i døgndrift og sikre at håndtering af jeres digitale post sker kontinuerligt.
Få automatiseret håndtering af digital post nu
Medarbejdertimer er værdifulde, så sørg for at brug dem fornuftigt. Effektiviser jeres processer og minimer risikoen for menneskelige fejl ved at automatisere håndteringen af jeres digitale postkasser. Vi klarer det let og sikkert med vores software, ScanMail. Vil I høre mere om, hvordan I kan komme i gang? Så lad os tage en snak — den er ganske uforpligtende. Kontakt os via vores kontaktformular, eller ring til os på telefon: +45 70208172.
Kontakt os
Vi kan også hjælpe jer, kontakt os, og hør hvordan.
ScanSolutions ApS
Herstedvang 7C
DK-2620 Albertslund
Tlf.: +45 70208172
E-mail: info@scansolutions.dk
CVR-nr. 32271200
