Når posten bliver intelligent!

13. maj 2020 | Af: Morten Andersen

ScanSolutions har samarbejdet med AES | ATP om at implementere en intelligent løsning til optimering og håndtering af al elektronisk og fysisk post.

En løsning der peger fremad og lægger fundamentet for en fortsat digitalisering og automatisering af AES forretningsprocesser til gavn og glæde for borgerne.

AES tager hånd om arbejdsskader

Det har stor betydning for AES; en sammenslutning af den tidligere Arbejdsskadestyrelse og Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomsforsikring. De er under stor offentlig og politisk bevågenhed for at leve op til at behandle sagerne indenfor aftalt tid.

AES har ansvaret for at behandle og afgøre op imod 50.000 arbejdsskadesager om året. Sagerne afgøres ud fra arbejdsskadeloven. For at belyse sagerne bedst muligt indsamles et meget stort antal oplysninger fra læger, kommuner, forsikringsselskaber, fagforbund og advokater på tværs af landet.

Det omsættes i en meget stor produktion af oplysninger og dokumenter af betydning for vurderingen af den enkelte sag. Således kan den enkelte sag let omfatte flere tusinde sider fordelt på mange forskellige dokumenter.

Læs mere her: https://www.aes.dk/da/Om%20Arbejdsmarkedets%20Erhvervssikring.aspx

Teknisk gæld

AES nye postløsning erstatter et forældet postsystem med stor teknisk gæld hos AES.

Den gamle løsning har givet meget manuelt arbejde og tunge arbejdsprocesser. Ikke mindst når millioner af sider har skullet skannes. Hertil kommer risikoen for fejl, når de mange dokumenter og sider har skullet skannes.

I tilgift er der i det ”gamle” system kommet flere mindre dokumenterede udbygninger til, som har gjort det komplekst og svært at vedligeholde.

Fra manuelle processer til intelligent automatisering

Den nye løsning etablerer et helt nyt fundament for AES og skaber grundlaget for løbende optimering og automatisering af sagsbehandlingen.

Det forbedrer AES rammer og giver AES helt nye muligheder for at udføre sit arbejde og nedbringe sagsbehandlingstiden.

Samtidigt åbner det døren for at fremme samarbejdet mellem de forskellige partnere, som AES samarbejder med i kraft af nye digitale teknologier. Endeligt giver det AES mange andre muligheder fremadrettet, hvor kun fantasien sætter rammerne.

Hvad bygger løsningen på?

Den nye løsning er baseret på solide og meget udbredte standardkomponenter til at digitalisere og automatisere forretningsprocesser. Komponenter der er i stadig udvikling med brug af AI, Machine Learning, RPA (Robot Process Automation) og komponenter til at tolke og behandle dokumenter.

Posten kommer som i den gamle løsning ind via e-mails og andre elektroniske kanaler samt som fysisk skannet post indeholdende de forskellige arbejdsskadesager. Det omfatter samlet set flere millioner sider om året.

Allerede nu klassificerer, læser, tolker, udtrækker og validerer løsningen oplysningerne. Det sker med afsæt i et antal opsatte forretningsregler, før de sendes videre til AES dokumenthåndteringssystem via et antal funktionspostkasser med særlige regelsæt.

Dette er kun starten! Der vil være forsvindende lidt papir tilbage i AES sagsbehandling, når alle modtagne dokumenter bliver behandlet i løsningen.

Fjerner personfølsomme data

Stort set alle dokumenter AES behandler indeholder mange personfølsomme oplysninger fra; borgere, virksomheder, sundhedsvæsen og kommuner, som der skal tages højde for i sagsbehandlingen og arkiveringen af dokumenterne.

Det er meget vigtigt for AES som offentlig organisation.

Her stilles der særlige krav til overholdelse af lovgivningen og retningslinier for omgang med personfølsomme data og bevågenheden herom.

Det er derfor et stærkt kort, at løsningen også giver AES mulighed for at fjerne personfølsomme oplysninger, så datatilsynets retningslinier overholdes. Det sker med udgangspunkt i en liste, som AES selv vedligeholder.

Hvad giver løsningen også?

Digitaliseringen og automatiseringen af AES processer sikrer en ensartet behandling af dokumenterne. Det forventes at give klare forbedringer i forhold til compliance, sikkerhed og kvalitet samt en væsentlig reduktion i det manuelle arbejde.

Den almindelige forventning er, at 70-80% af dokumenterne vil glide gennem, uden at være i kontakt med et menneske før de ender hos fagpersoner med ansvar for at behandle sagerne. De tilbageværende dokumenter forudsætter menneskelig indgriben.

I løsningen indgår avanceret software fra Kofax og egenudviklede løsninger fra ScanSolutions med integration | broer til den øvrige IT-infrastruktur hos ATP.

Læs mere om produkterne bag løsningen her:

https://scansolutions.dk/scan-transform-automatiserer-og-digitaliserer-alle-typer-af-informationer/.

Optimering af en ansøgningsproces i det offentlige Danmark

ScanSolutions ApS

Naverland 31
DK-2600 Glostrup

Tel.: +45 70208172
E-mail: info@scansolutions.dk