Reference
Heimstaden automatiserede håndtering af digital post
Med over 150 digitale postkasser som jævnligt skulle tjekkes, var der mange medarbejder at frigive ved at automatisere Heimstadens håndtering af digital post
Introduktion til projektet
Heimstaden er et af Europas førende boligejendomsselskaber med cirka 160.000 lejeboliger i 10 forskellige lande. Alene i Danmark administrerer virksomheden rigtig mange boligområder. Et boligområde er som regel oprettet som et underselskab, og har derfor en række digitale postkasser tilknyttet – eksempelvis e-Boks og Virk. Alt digital post blev førhen håndteret manuelt.
I sommeren 2022 manglede Heimstaden Danmark ressourcer til at kunne udføre dette arbejde indenfor en optimal tidsramme. De stod derfor med valget om at ansætte flere medarbejdere eller at finde en måde hvorpå der kunne frigives tid hos deres nuværende ansatte. Sidstnævnte løsning blev sat i værk i samarbejde med ScanSolutions.
Kundens udfordring
+150 digitale postkasser blev håndteret manuelt
Hvert boligområde som Heimstaden administrerer, er sit eget underlæggende selskab. Til hvert selskab hører der et sæt digitale postkasser. Her lander vigtigt, højtprioriteret post fra eksempelvis SKAT, Erhvervsstyrelsen og samarbejdspartnere.
Det er en nødvendighed at denne type post bliver behandlet hurtigt og korrekt. Heimstaden håndterede alle digitale postkasser manuelt, indtil de i 2022 nåede til et punkt, hvor der enten skulle ansættes flere manuelle hænder eller findes en anden løsning.
Løsningen
Automatisering af håndteringen med ScanMail
Heimstaden valgte at satse på automatisering, og fandt i den forbindelse frem til ScanSolutions. Løsningen blev produktet ScanMail, som netop er skræddersyet til at automatisere rutinearbejdet omkring håndtering af digital post. Med denne software bliver virksomhedens mange digitale postkasser gennemgået og post bliver læst, sorteret og sendt til rette medarbejder.
Michael Meldgaard, Head of IT hos Heimstaden, fortæller, at onboarding processen gled let. Virksomheden fik en fast implementeringskonsulent fra ScanSolutions tilknyttet, som sørgede for at bygge automatiseringsprocesserne op ud fra koncernens udtrykte behov.
Implementeringskonsulenten stod også for at oplære de berørte medarbejdere I de nye systemer. Responsen fra medarbejderne har ifølge Michael Melgaard været god. De har været glade for at få automatiseret håndteringen af digital post, da de op til denne løsning havde manglet arbejdstimer i døgnet.
Danske Shoppingcentre besluttede sig for at undersøge mulighederne for automatisering. Her er Tungsten Automations teknologier til samme formål de førende på markedet. Tungsten sendte i december 2022 organisationen videre til ScanSolutions, hvis produkter er bygget på de efterspurgte teknologier.
I dag benytter DSC produkterne ScanInvoice og Tungsten Invoice Portal. Sådan sikrer organisationen, at både ind- og udgående fakturaer håndteres strømlinet. Teknologien bag sørger blandt andet for, at alle oplysninger på fakturaer dobbelttjekkes og sendes til det rigtige center på korrekt vis.
Grundet de mange ændringer I organisationen hen over de sidste par år, havde Danske Shoppingcentre brug for at holde fast i det manuelle arbejde, men langsomt automatisere flere og flere processer. Tre måneder efter opstart føler organisationen sig dog klar til at gå i gang med at automatisere de sidste processer.
Martin Bremer Jensen fortæller, at ScanSolutions har holdt organisationen i hånden hele vejen, og krediterer den gode kommunikation for at kunne slippe de manuelle tøjler så hurtigt.
Bliv klogere på produktet
Om ScanMail
Ønsker I hjælp til håndtering af jeres digitale postkasser? Med ScanMail slipper I for manuelt at logge ind på hver enkel digitale postkasse med MitID. I stedet vil automatisk nedhente, aflæse og sorterere jeres post, hvorefter det videresendes til rette medarbejder eller system.
Med automatisering kan I let spare faste led i jeres nuværende arbejdsprocesser væk. Det frigiver tid hos jeres medarbejdere, som dermed aflastes eller får tid til virksomhedens andre vigtige kerneopgaver.
Brug os som rådgiver
Den første time koster dig ikke noget – de næste er pengene værd
Har du overvejet automatisering, men er i tvivl om, hvor du skal starte, og hvornår investeringen betaler sig for din virksomhed?
Med over 20 års erfaring i digitalisering af komplekse forretningsprocesser hjælper vi virksomheder med at skabe smartere arbejdsgange, der sparer tid og penge – og vi står klar til at hjælpe dig videre.
Ring til os på 70 20 81 72 eller udfyld formularen vi giver gerne kaffe i Albertslund.
Morten Andersen, CEO og ejer af ScanSolutions.
