Sådan blev posten hos AES | ATP gjort intelligent

Behandling af post angående 50.000 arbejdsskader årligt

Ordentlig og fejlfri posthåndtering er essentielt for Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES); en sammenlægning af det tidligere Arbejdsskadestyrelse og dele af det tidligere Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomssikring. De er under offentlig og politisk bevågenhed for at leve op til at behandle sager om arbejdsskader.

AES har ansvaret for at behandle og afgøre op imod 50.000 arbejdsskadesager om året. Sagerne afgøres ud fra arbejdsskadeloven. For at belyse sagerne bedst muligt indsamles oplysninger og dokumenter med betydning for vurderingen af den enkelte sag fra læger, kommuner, forsikringsselskaber, fagforbund og advokater på tværs af landet.

Således kan den enkelte sag let omfatte flere tusinde sider fordelt på mange forskellige dokumenter.

Fra manuelle processer til intelligent automatisering med ny postløsning

AES’ nye postløsning erstatter et ældre postsystem. Den gamle løsning har givet meget manuelt arbejde og tunge arbejdsprocesser. Ikke mindst når millioner af sider har skullet skannes. Hertil kommer risikoen for fejl, når de mange dokumenter og sider har skullet håndteres manuelt.

I tilgift er der i det ”gamle” system kommet flere mindre dokumenterede udbygninger til, som har gjort det komplekst og svært at vedligeholde.

Den nye løsning derimod etablerer et helt nyt fundament for AES og skaber grundlaget for løbende optimering af sagsbehandlingen.

Samtidigt åbner det døren for at fremme samarbejdet mellem de forskellige partnere, som AES samarbejder med i kraft af nye digitale teknologier.

Post fra mange digitale kanaler

Posten kommer, som i den gamle løsning, ind via e-mails og andre elektroniske kanaler, samt som fysisk skannet post indeholdende de forskellige sagsakter. Det omfatter samlet set flere millioner sider om året.

Allerede nu klassificerer, læser, tolker, udtrækker og validerer løsningen oplysningerne. Det sker med afsæt i et antal opsatte forretningsregler, før de sendes videre til AES’ dokumenthåndteringssystem via et antal funktionspostkasser med særlige regelsæt.

Dette er kun starten! Der vil være forsvindende lidt papir tilbage i AES’ sagsbehandling, når alle modtagne dokumenter bliver behandlet i løsningen.

Løsningen fjerner personfølsomme data

Stort set alle dokumenter AES behandler indeholder personfølsomme oplysninger, som der skal tages højde for i sagsbehandlingen og arkiveringen af dokumenterne.

Det er derfor et stærkt kort, at løsningen også giver AES mulighed for at maskere irrelevante personfølsomme oplysninger, så lovgivning og retningslinjer for omgang med personfølsomme og personhenførbare oplysninger overholdes. Det sker med udgangspunkt i en liste, som AES selv vedligeholder.

Hvad bygger løsningen på?

Den nye løsning er baseret på solide og meget udbredte standardkomponenter til at digitalisere og automatisere forretningsprocesser. Komponenter der er i stadig udvikling med brug af AI, Machine Learning, RPA (Robot Process Automation) og komponenter til at tolke og behandle dokumenter.

Hvad giver løsningen?

Digitaliseringen af AES’ processer sikrer en ensartet behandling af dokumenterne. Det forventes at give klare forbedringer i forhold til compliance, sikkerhed og kvalitet samt en væsentlig reduktion i det manuelle arbejde.

Den almindelige forventning er, at 70-80% af dokumenterne vil glide gennem, uden at være i kontakt med et menneske før de ender hos fagpersoner med ansvar for at behandle sagerne. De tilbageværende dokumenter forudsætter menneskelig indgriben.

I løsningen indgår avanceret software fra Tungsten Automation og egenudviklede løsninger fra ScanSolutions med integrationsbroer til den øvrige IT-infrastruktur hos ATP.

Hvordan har løsningen hjulpet INI A/S?

Det har gjort en kæmpe forskel, og har allerede givet konkrete resultater i forhold til regnskabsafslutninger, som vi nu får afsluttet til tiden.

Stressen er blevet mindre, og trivslen er blevet bedre blandt medarbejderne. For det andet åbner RPA nye muligheder i forhold til dataanalyse. Eksempelvis i forhold til analyse af fordeling af forbrug på geografi og sæson, der giver helt ny viden og forretningsmæssige muligheder for INI A/S fremadrettet.

Generelt bidrager løsningen til at give en mere effektiv administration og behandling af forbrugsdata.

Hvad giver løsningen også?

RPA har åbnet vores øjne for helt nye områder, der med fordel kan automatiseres. Sammen med ScanSolutions er vi allerede i gang med at automatisere andre opgaver i en anden afdeling.

Morten Andersen tilføjer: Det er på lige fod med det, vi ser hos andre kunder. Når kunden først er startet på automatisering, og har fået automatisering indenfor dørene, så vedbliver det med at vokse.

Hvad er løsningen bygget på?

I løsningen indgår avanceret softwareteknologi fra Tungsten Automation og egenudviklede løsninger fra ScanSolutions baseret på Intelligent Capture, ScanRobotics og herunder Tungsten Automation RPA.