7. september 2020 | Af: Jens Fuglsbjerg

Digital arbejdskraft sætter farten op hos INI A/S.

ScanSolutions løser opgaver for en lang række kunder. Senest har ScanSolutions samarbejdet med INI A/S om at standardisere og automatisere bogføring af fakturaer og forbrugsafregninger for deres udlejningsboliger i Grønland.

Målet har været at øge hastigheden og sikre en standardiseret måde at bogføre fakturaer og analysere data på.

Et  grønlandsk ejendomsselskab

INI A/S er et professionelt drevet ejendomsselskab med 150 medarbejdere, der administrerer ca. 9000 udlejningsboliger for Grønlands Selvstyre og størstedelen af landets kommuner. Hovedfokus er på boligadministration, boligstøttelån og ejendomsservice.

Stort behov for automatisering af processer

INI A/S har haft et stort behov for at få automatiseret vores leverandørfakturaer og hurtigt få dem overført dem til vores ERP-system og bogført, oplyser Frank Lundblad, regnskabschef, INI A/S.

At få sikret en gnidningsløs bogføring af lejernes energi- og forbrugsafregninger, som vi modtager fra Nukissiorfiit. En grønlandsk forsyningsvirksomhed ansvarlig for at producere og levere el, vand og varme til størstedelen af forbrugerne i Grønland.

Et arbejde som hidtil har ligget hos vores erfarne medarbejdere, der har brugt meget tid på indtastning og bogføring. En manuel proces med udtræk af data fra ERP og brug af Excel til at udsplitte data og genindtaste dem. Desværre med risiko for fejl i afstemninger og validering af leverandørfakturaer og forbrugsafregninger.

“Noget vi også ser andre steder, det gælder ikke alene for INI A/S”, fortæller Morten Andersen, CEO for ScanSolutions.  Når der graves dybt, så finder vi sådanne udfordringer. Det er en del af rejsen og en meget underkendt og stor del af gevinsten ved at gå i gang med at automatisere.

Det kan du også læse mere om i denne blog.:
https://scansolutions.dk/kender-du-dine-forretningsprocesser/

Besøg hos samarbejdspartnere

På opfordring og inspireret af besøg hos samarbejdspartnere, som var igang med at indføre RPA (Robot Process Automation), besluttede vi at kontakte ScanSolutions. Et firma vi i forvejen havde et godt samarbejde med, fortsætter Frank Lundblad.

Fra manuelle processer til RPA

Løsningen for INI A/S lå lige for, da vi blev præsenteret for en intelligent automatiseringsløsning bygget op omkring brug af RPA. Et skridt på vejen mod automatisering ved at RPA kan stå for indlæsningen.

Med udgangspunkt i en omfattende og detaljeret afdækning af fakturaprocessen aftaltes en ny forretningsproces og implementering af RPA. Målet var at øge hastigheden og sikre en standardiseret måde at bogføre fakturaer og analysere data på.

Udvikling af en ny proces for fakturabehandling

I første omgang udvikledes en række automatiserede kontroller af modtagne afregninger, for at sikre at data er afstemte og valide, inden en ny robot automatisk indlæser dem i Bolig4 fra UNIK.

I anden omgang udvikledes et selvstændigt monitorerings- og statistikmodul, der gør det lettere at afdække fejl i forbrugsafregningerne og kontrollere de indtastede data. Foruden at dokumentere fejl om nogen til brug for reklamation, hvis INI A/S ønsker at gøre indsigelser mod de modtagne fakturaer og forbrugsafregninger fra Nukissiorfiit.

Kan robotten ikke læse og behandle de modtagne forbrugsdata er løsningen sat op til, at de bliver videresendt til manuel behandling.

”Vi er meget tilfredse med det, vi allerede har opnået, det har gjort en kæmpe forskel”

Hvordan har løsningen hjulpet INI A/S?

Det har gjort en kæmpe forskel, og har allerede givet  konkrete resultater i forhold til regnskabsafslutninger, som vi nu får afsluttet til tiden.

Stressen er blevet mindre, og trivslen er blevet bedre blandt medarbejderne. For det andet åbner RPA nye muligheder i forhold til dataanalyse. Eksempelvis i forhold til analyse af fordeling af forbrug på geografi og sæson, der giver helt ny viden og forretningsmæssige muligheder for INI A/S fremadrettet.

Generelt bidrager løsningen til at give en mere effektiv administration og behandling af forbrugsdata.

”Fra vi startede med at bruge RPA havde vi ikke anelse om, at det her kan blive endnu større. Vi ser nu muligheder i hele vores virksomhed, hvor der kan automatiseres opgaver”

Hvad giver løsningen også?

RPA har åbnet vores øjne for helt nye områder, der med fordel kan automatiseres.

“Sammen med ScanSolutions er vi allerede i gang med at automatisere andre opgaver i en anden afdeling”; oplyser Frank Lundblad.

“Det er på lige fod med det, vi ser hos andre kunder”; udtaler Morten Andersen, ScanSolutions. Når kunden først er startet på den digitale rejse, og har fået digital arbejdskraft indenfor dørene, så vedbliver det med at vokse.

Læs eksempelvis hvad Forbes forventer, at der vil ske med intelligent automatisering i 2020 her.

Hvad er løsningen bygget på?

I løsningen indgår avanceret softwareteknologi fra Kofax og egenudviklede løsninger fra ScanSolutions baseret på Intelligent Capture, Scan Robotics og Kofax RPA herunder.

Læs mere om produkterne bag løsningen her